La définition du besoin

Lorsqu’en 2002 le département du Val d’Oise décide de mettre en oeuvre l’administration électronique sur son territoire, tout est à faire. Les services disponibles sur le marché n’en sont qu’à leur balbutiement, les sites Internet de collectivités sont encore rares et orientés vers une information généraliste. Il est définitivement acté que les collectivités de petite taille ne peuvent investir suffisamment à titre personnel pour créer un outil complexe, alors qu’un rassemblement de collectivités par exemple au travers du Conseil général peuvent le faire. Les principales étapes de travail sont alors définies :

1. Informer les citoyens

2. Interagir avec les usagers

3. mettre en oeuvre des outils de travail Collaboratifs pour les agents

4. gérer les Transactions (téléservices sécurisés)

La démarche IICT est née. Pour garantir la mise en place d’outils les plus adaptés aux besoins des collectivités, le cahier des charges est élaboré par un groupe de travail incluant des collectivités de toutes tailles et de toutes provenances géographiques. Il est décidé par la même occasion que les outils financés au cours du projet seront remis à disposition des autres collectivités pour favoriser la mutualisation.

La production des outils

La mise en oeuvre du cahier des charges décrit par les collectivités est soumis à un appel d’offre, un prestataire est retenu après sélection des offres. Les développements achevés sont mis en licence logiciel libre sous le nom WebCT95 puis CapWebCT. A partir ce de moment toute personne ou structure souhaitant faire usage des modules de la gamme CapWebCT est libre de le faire gratuitement, à condition de reverser au projet les éventuels développements complémentaires qui pourraient être faits.

Pour garantir la pérennité du produit, le Conseil général du Val d’Oise lance un nouvel appel d’offre ayant pour objet la Tierce Maintenance Applicative de CapWebCT, c’est-à-dire la correction des anomalies et le développement de nouvelles fonctions.

A cette étape, capwebct.fr a en charge la pérennité de l’application et son développement au sein de la communauté Open Source.

La mutualisation de l’administration électronique sur le territoire

Il est évidemment insuffisant de mettre un outil à disposition de tous si la connaissance ne serait-ce que fonctionnelle n’est pas encore entrée dans les habitudes. Un cahier des charges type est fourni aux collectivités pour les aider dans leur consultation des prestataires.
Au sein des collectivités une information claire et étendue doit circuler pour expliquer la démarche, débusquer les réticences et les convertir. Loin d’augmenter la charge de travail, l’administration électronique permet souvent de simplifier les démarches et les procédures qui leur sont liées. Plusieurs exemples ont montré que des démarches complexes avaient été simplifiées lors de leur dématérialisation après analyse de processus devenus obsolètes.

Conseiller
Pour accompagner les collectivités dans leurs démarches, les conseiller et réaliser leurs prestations dans les meilleurs conditions possibles, le label capwebct.fr est créé. Il garantit que les prestataires sont à même de conseiller, former, mettre en oeuvre et accompagner les collectivités.

Simplifier et réduire les coûts d’hébergement
Le Conseil général du Val d’Oise lance aussi une consultation pour sélectionner un hébergeur. Ce dernier aura pour charge d’héberger une plate-forme contenant tous les sites Internet du département. Une collectivité du Val d’Oise souhaitant héberger son site bénéficie de tarifs négociés (de 15€HT à 150€HT/mois). Il lui suffit d’indiquer à la société réalisant le site de livrer chez l’hébergeur.

Former
Des sessions de formation sont organisées pour former les agents des collectivités. Elles permettent la prise en main de l’application et le transfert de compétences et d’expériences.

Ecouter
Un club des collectivités du Val d’Oise est formé pour rassembler les intervenants de chaque collectivité. Ils y découvrent les nouvelles fonctionnalités, expriment leurs difficultés ou propositions d’améliorations.

Vers l’extension de la mutualisation

L’objectif de CapWebCT est de continuer la mutualisation à grande échelle, en intégrant les productions d’autres collectivités dans le produit. Cette démarche de partage garantit l’accès à des solutions peu coûteuses et pérennes et optimise l’investissement collectif.