La démarche la plus couramment empruntée par les collectivités pour la mise en place de leurs systèmes d’information consiste généralement à procéder par appel d’offre auprès de prestataires privés. Ces derniers proposent alors une solution propriétaire ou libre, mais quasi systématiquement originale. Dans cette logique, la collectivité supporte seule la charge financière du développement d’un dispositif uniquement dédié à son propre usage. La conception et la réalisation technique et donc le financement de certaines fonctionnalités (un générateur de sites internet par exemple) sont dans ce cas réitérés autant de fois qu’il y a de collectivités qui souhaitent en disposer.

La démarche de mutualisation ou comment faire plus avec moins

Chaque jour, des collectivités locales lancent seules des appels d’offre pour la mise en place d’un outil de gestion de site Internet. Elles n’en ont que "pour leur argent". D’autres logiques émergent, bien plus satisfaisantes tant au plan de la qualité que des coûts. Ainsi, le principe de la mutualisation consiste soit à financer collectivement l’outil (ou son hébergement), soit à investir chacun dans une brique de l’outil en la mettant à disposition des autres.

Si chaque collectivité, non contente de financer un produit déjà existant (comme un module de gestion de sites Internet), pouvait utiliser des outils produits par d’autres en finançant un nouveau module ou un nouveau téléservice qu’elle remettrait à la disposition des autres, pour un financement national équivalent tout le monde bénéficierait des téléservices et pas seulement de son site Internet.

Si chaque collectivité s’engageait dans une telle démarche de mutualisation, toutes les collectivités pourraient ainsi bénéficier de l’ensemble des financements mobilisés pour développer des téléservices bien plus performants que la plupart des sites internet actuels.

Cette démarche, si elle n’est pas encore très courante, se développe de plus en plus à l’échelle des départements ou des communautés d’agglomérations, souvent d’ailleurs au travers de SEM ou d’organismes chargés de gérer les ressources à l’échelle d’un territoire. En revanche elle n’en est qu’à ses balbutiements à l’échelle nationale et réservée à la production d’outils complexes et coûteux. Il existe bien sûr tous les groupes de travail sur le logiciel libre (ADDULACT, Admisource) qui proposent de regrouper en un même point des productions des divers membres, mais les démarches coordonnées d’investissements communs restent confidentielles.

Pour les outils de grande envergure, le financement coordonné reste indispensable pour optimiser l’utilisation des deniers publics et proposer des services étendus aux citoyens.

Dans le cas des outils de gestion de sites Internet dédiés aux collectivités locales et territoriales, leur évolution naturelle implique la mise en oeuvre d’outils de services en ligne à l’usager, une panoplie de dématérialisation des opérations effectuées au guichet des mairies qui doivent aussi être disponibles au domicile des usagers. Cet exemple illustre particulièrement bien l’enrichissement fonctionnel apporté par la mutualisation des besoins et des moyens.

La mutualisation de CapWebCT

L’un des objectifs de CapWebCT est justement de mettre en oeuvre une démarche de mutualisation. L’outil créé pour les collectivités du Val d’Oise a été conçu pour optimiser l’usage des ressources techniques et la maintenance du système, réduire les coûts de mise en oeuvre des services en ligne et permettre à tous de profiter de l’investissement initial.

Les nouvelles fonctionnalités développées sont spécifiées dans le cadre de groupes de travail réunissant un panel de collectivités représentatives des collectivités locales françaises, aussi bien en terme de taille que de contexte géographique (rural, urbain, etc.).

La plate-forme WebCT95 est conçue pour gérer sur un seul serveur un grand nombre de sites. Chaque collectivité ne paie donc qu’au prorata de l’hébergement la concernant. Cette solution permet aussi à chacune de bénéficier des évolutions techniques et fonctionnelles sans devoir payer à nouveau les nouvelles fonctions.

L’ensemble des développements financés par les collectivités pour WebCT95 est remis dans le "pot commun", garantissant à chacun de ne pas payer ce que les autres ont déjà financé mais utilisant leurs fonds pour de nouvelles fonctionnalités.