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Téléservices "affaires scolaires" à Parmain : retour d'expérience d'un déploiement

Parmain, commune de 5000 habitants, propose à ses administrés, depuis 2005, les téléservices de CapDémat "Demande d'inscription scolaire, à la restauration scolaire, au centre de loisirs et aux activités périscolaires". La commune utilise un logiciel métier, Smart Intégral de la société Horanet, pour gérer les affaires scolaires et s'est dotée de bornes de badgeage pour la restauration scolaire. Les usagers parminois bénéficient également du paiement en ligne.

Anne-Marie Cavailles, agent du service scolaire, travaille sur ce projet depuis sa mise en oeuvre initiale et a accepté de répondre à nos questions sur le déploiement.

Anne-Marie Cavailles Quelle est votre fonction à Parmain ?

Je suis régisseur et je m’occupe de tout le service scolaire à savoir l’inscription à l’école, à la restauration scolaire, le paiement de la restauration, la gestion des transports de bus pour aller vers la bibliothèque et vers les salles de sport, les remises de dictionnaire en fin d’année, le courrier qui concerne le scolaire, les dérogations scolaires pour le secteur ou les dérogations d’âge en janvier. Je m’occupe aussi de toute la polyvalence de l’état-civil en l’absence de ma collègue. Enfin, j’assure l’accueil avec les demandes de carte d’identité, de passeport, de sortie du territoire et de réservation de salle.

Comment avez-vous procédé pour la mise en place des téléservices ?

On a d’abord organisé une réunion d’information pour les parents, les instituteurs et le directeur d’école au niveau du groupe scolaire Maurice Genevoix qui a été choisi pour le projet. A la suite de cette réunion, comme très peu de familles se sont présentées, on a été obligé d’envoyer différents courriers. Pour la première rentrée, on a demandé aux parents de venir en mairie ou de faire l’inscription sur le site internet. Mais sur cette première année, très peu de personnes l’ont fait par le site.

Pour la rentrée 2005-2006, on a commencé avec une classe pilote, puis en 2006-2007, le projet s’est étendu aux 15 classes de Maurice Genevoix, et en 2007-2008, à toute la commune.
Pour les deux premières rentrées, quand les parents sont venus en mairie, il a fallu expliquer individuellement aux familles à quoi servait CapDémat et comment s’en servir.
Pour la rentrée 2007-2008 où le projet s’est étendu aux autres écoles, le bouche à oreille a fonctionné ce qui a entraîné moins de questions et moins de temps passé à l’explication car les familles l’ont eue par d’autres familles.

Etant donné qu’ils étaient libres de s’inscrire ou non à CapDémat, combien de parents ont accepté d’adhérer à cette démarche ?

En fait, on a inscrit tout le monde sur CapDémat. Lorsque les parents sont venus en mairie pour inscrire leur enfant soit à l’école, soit à la restauration scolaire, ils avaient leurs justificatifs et on a procédé à la création du compte foyer et aux deux autres inscriptions. En effet, pour pouvoir s’inscrire à la restauration scolaire, il fallait passer par la création du compte foyer.
Sur le groupe scolaire Maurice Genevoix, il y a eu environ 375 familles.

En 2006-2007, pour les 15 classes, combien de temps cela vous a pris ? Comment vous êtes-vous organisée ?

Entre les trois inscriptions, le "scan" des justificatifs et les explications, il fallait compter une heure à une heure et quart par famille. Les familles étaient compréhensives puisqu’on a eu quelques soucis de longueur car les gens ont parfois attendu longtemps à l’accueil. Ils ont accepté le projet avec calme ; certains ont fait la démarche par internet une fois que je leur ai donné les explications ; beaucoup ont téléphoné par la suite parce qu’ils n’avaient pas tout enregistré, notamment pour tout ce qui concerne la partie paiement de la restauration scolaire.

On a procédé d’abord par les inscriptions obligatoires de début d’année au mois d’avril pour les CP et les premières années de maternelle. Cela concernait quatre classes et environ 75 familles. En mai-juin, on a poursuivi avec les moyennes et grandes sections de maternelle, les CE1 jusqu’en CM2 ce qui représentait 300 familles à peu près.

J’étais occupée à 100 % sur les inscriptions scolaires et j’ai reçu de l’aide de ma collègue du centre de loisirs.

Pour cette deuxième année 2007-2008, vous n’aviez plus de création de compte foyer à faire mais uniquement la réinscription à la restauration scolaire. Combien de temps cela vous a-t-il pris ?

La deuxième année, sur Maurice Genevoix, il fallait un quart d’heure par enfant.
Lorsque la famille arrive pour réinscrire l’enfant à la restauration scolaire, on leur demande les justificatifs (bulletins de salaire ou attestation patronale pour chacun des parents puisque l’accès à la restauration scolaire est ouverte lorsque les deux parents travaillent). On refait par CapDémat une inscription à la restauration scolaire s’ils ne l’ont pas déjà faite sur internet, on scanne les nouveaux justificatifs, on valide et on notifie. Une fois cette étape passée, on va sur le logiciel métier pour valider l’inscription. Mais comme ils ont déjà le badge, c’est beaucoup plus rapide ce qui n’a rien à voir avec la mise en place initiale.

Est-ce que les familles posent beaucoup de questions ?

Enormément. A quoi ça sert, pourquoi, qu’est-ce que vous allez en faire... Quand on leur explique que c’est pour faciliter leurs démarches futures,  elles sont 100 % d’accord.  Nous donner leur livret de famille pour qu’on le scanne, ça ne les gêne pas du tout du moment que, si elles ont besoin d’une autre démarche, elles n’auront pas besoin de le refournir parce qu’un agent l’a vu et l’a validé. La démarche est bien passée auprès des administrés. J’ai ressenti un accueil sur la commune très favorable.

Certains ont peur qu’on supprime l’accueil en mairie et ont cru qu’on ne voulait plus les voir, qu’il fallait tout faire par internet. On les a rassurés en leur disant qu’ils pouvaient toujours venir nous voir et qu’on était à leur disposition.

Ils ont aussi demandé si c’est fiable. La question que j’ai maintenant, ce sont les jours décomptés alors qu’avant, quand ils recevaient une facture qui indiquait 15 repas en septembre, ils ne me demandaient pas quels jours ont été facturés. Aujourd’hui, comme c’est l’enfant qui badge, cette demande survient avec les détails des jours où l’enfant a badgé. Ceux qui ont internet consultent leur compte et les autres le demandent à la mairie.

Cela valorise l’accueil...

Oui. Je passe beaucoup de temps auprès des administrés pour leur expliquer le fonctionnnement de CapDémat, où il faut qu’ils aillent parce qu’ils ont beaucoup de mal à naviguer sur le site mais ça va mieux.

On a eu des questions sur les pertes de badge. On essaie de les rassurer : l’enfant se  responsabilise par rapport à cet outil, surtout à cet âge-là -les maternelles. Même les touts-petits sont fiers d’avoir le badge et veulent badger eux-mêmes même si ce sont les parents qui le font pour les maternelles. A partir du primaire, très peu d’enfants perdent ou oublient de badger à l’inverse des grandes sections de CM1 et CM2.

En 2007-2008, le projet s’est étendu à toute la commune. Comment cela s’est passé ?

On a rentré d’autres familles. Pour cette troisième année, il a fallu gérer les réinscriptions cantine de Maurice Genevoix mais là, c’était relativement facile, et on a recommencé avec les deux autres écoles. On n’a pas organisé de réunion d’information mais on a envoyé des courriers.
Un quart des foyers concernés a fait la démarche par internet, et les autres sont venus en mairie. Nous avons eu plus de difficultés cette année car il a fallu relancer plusieurs fois des familles qui n’ont pas compris pourquoi elles devaient se déplacer en mairie pour réinscrire leur enfant à l’école. Certaines sont venues uniquement les quinze premiers jours de la rentrée car les enfants n’ayant pas de badge, ne pouvaient pas manger à la cantine. Le processus de création de compte foyer concernait 180 à 190 familles sur les deux autres écoles.

Est-ce que ce processus a pris autant de temps que l’année précédente ?

Oui. Ce qui prend le plus de temps, c’est la saisie des données sur CapDémat. Pour ceux qui l’ont fait sur internet, c’est plus rapide car toutes les informations sont déjà là. Il nous suffit de scanner les documents et de valider les demandes sur le logiciel métier  pour pouvoir créer le badge et que ce soit fonctionnel pour la rentrée.
La mise en place est lourde mais je vois la rentrée prochaine avec soulagement. Il n’y aura que les nouveaux inscrits. Les gens viendront systématiquement comme c’est obligatoire.

Quel est le pourcentage de parents qui ont fait la démarche directement via internet la deuxième année ?

Sur 375 familles à Maurice Genevoix, une cinquantaine maximum l’ont fait via internet.

Et pourquoi ?

Parce qu’ils ne se rappellent pas de leur mot de passe ou de leur identifiant ; ils ont eu des soucis de connection sur le site, ils ont oublié et ils n’ont pas envie de le faire. Par contre, de plus en plus, les gens paient par internet. Ils ont l’habitude d’aller sur le site pour consulter leur compte et vérifier les pointages. Je pense que, l’an prochain, quand nous informerons sur le site communal qu’il faut qu’ils refassent leurs inscriptions, dans les écoles avec les dates de réinscription, toutes ces personnes-là vont le faire systématiquement sur internet. D’année en année, on aura de plus en plus de demandes via internet parce qu’ils ont vu l’avantage de ne pas se déplacer.

Vous avez eu des retours des parents depuis un an, deux ans ?

Les gens sont très satisfaits du système.

Un mot de votre logiciel métier ?

Il s’agit de Smart Intégral de la société Horanet. Dans le courant de l’année, je passe plus de temps sur Smart puisqu’une fois que l’inscription est notifée sur CapDémat, on n’y revient plus si ce n’est que pour vérifier quelque chose ou de nouvelles inscriptions. Pour les gens notamment qui arrivent d’autres communes, ils font pratiquement tous leurs démarches en ligne.
 


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